Отделы. Согласование программы мероприятия

СТРУКТУРА ПРОГРАММЫ МЕРОПРИЯТИЯ

После того как сотрудники Отдела организации мероприятий согласовали с Заказчиком детали предстоящего события они приступают к написанию программы мероприятия.

Программа мероприятия состоит из двух частей:

1. Таймлайн

Общее описание мероприятия, с подробным таймингом, ключевыми этапами и списком ответственных со стороны Заказчика и ЮД.

2. Задачи службам дворца

Раздел в котором подробно расписаны задачи на мероприятие для конкретных отделов Юсуповского дворца.

Согласование мероприятия отделами ЮД состоит из согласования этих двух частей программы.

1. Подтверждение своих задач отделами дворца
2. Согласование общей программы мероприятия.

ПОДТВЕРЖДЕНИЕ ЗАДАЧ

При создании новой задачи для отделов дворца во время формирования программы начальникам отделов на почту и в систему YUSDOC приходит уведомление о новой задаче по данному мероприятию.

Список всех задач конкретного сотрудника находится в подразделе «Задачи»

После получения новой задачи по предстоящему мероприятию сотрудник отдела должен отреагировать на поступившую задачу. Если задача ясна и не вызывает вопросов то нажимает кнопку «Подтвердить».

В случае если есть сомнения что задачу можно выполнить или она сформулирована некорректно в системе есть раздел «Обсуждения» этой задачи где необходимо объяснить почему задача в текущем виде не может быть подтверждена

СОГЛАСОВАНИЕ ПРОГРАММЫ МЕРОПРИЯТИЯ

После того как все задачи подтверждены отделами (в случае необходимости отредактированы и согласованы), таймлайн программы полностью написан, заполнена вся информация о мероприятии - наступает процесс согласования общей программы мероприятия.

Сотрудник ОПОМ в списке согласований выбирает всех задействованных лиц и рассылает им уведомление о необходимости согласования программы мероприятия.

Сотрудникам приходит уведомление о необходимости согласования программы мероприятия на почту и в систему. Список всех активных согласований в которых участвует сотрудник находится во вкладке «Согласования»

После получения уведомления о согласовании программы мероприятия сотрудник отдела должен приступить к согласованию. После проверки всех данных мероприятия на странице согласования необходимо выбрать один из двух вариантов в самом низу страницы

• «Согласовать» если программа мероприятия не вызывает вопросов
• «Не согласовывать» если есть какие-либо замечания. При выборе этого варианта обязательно в комментарии указать причину отказа от согласования

После того как все задействованные отделы согласуют программу мероприятия она меняет свой статус на «Согласована». И к этой программе уже можно относится как документу на основе которого будет проведено мероприятие.